Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
Seinäjoen Urheilijat ry
Huhtalantie 2
60220 Seinäjoki
info(at)su.fi
Tietosuojavastaava
Nanna Rintala
Huhtalantie 2
60220 Seinäjoki
nannarintala(a)yahoo.com
Rekistereitä säilytetään säilytetään järjestelmissä, jotka ovat palomuurein, salasanoin tai muuten teknisin ja organisatorisin keinoin suojattuja.
Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat lukollisissa kaapeissa tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty. Somessa julkaistut kuvat säilytetään monikansallisten medioiden tallennuspaikoissa ja kuvien jakamiseen somessa suhtaudutaan huolellisesti luvan kanssa ja kuvan kohdetta arvostaen nimitiedot pois jättäen.
Rekistereiden käyttöoikeudet, pl. sosiaalinen media, on tarkoin rajoitettu vain tietoja tarvitseville.
Rekistereiden nimet
- Asiakasrekisteri
- Työnhakijarekisteri
- Työntekijärekisteri
- Luottamusjohdonrekisteri
- Jäsenrekisteri
- Yhteyshenkilöiden rekisteri
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus, tietolähteet ja säilytysajat
1.ASIAKASREKISTERIIN tiedot kerätään asiakkaiden ilmoittamien tietojen perusteella. Tietojen avulla otetaan vastaan ilmoittautumisia tapahtumiin myönnetään alennuksia, toteutetaan laskutus, toteutetaan kurssii/leiri, pidetään yhteyttä osallistujiin, tiedotetaan toiminnasta.
Tarvittavat tiedot luovutetaan kirjanpitäjälle, taloushallinnolle, tarvittaessa vakuutusyhtiölle ja terveydenhuoltoon.
Asiakasrekisterin tallennettuja yksittäisen asiakkaan tietoja säilytetään 6 vuotta viimeisen leirivuoden jälkeen avustuksien tarkastamiseen liittyen, kirjanpitotositteisiin liittyen. Avoimien ja erääntyvien saatavien osalta kyseisiä tietoja säilytetään niin kauan, että saatava on vanhentunut. Tilinpäätösten liitteenä avoimet saatavat säilytetään ikuisesti.
Asiakasrekisteristä löytyvät myös seuran kilpailuihin osallistuvat, osallistuneet ja heidän tuloksensa. Kilpailutulokset ovat julkisia ja voidaan julkaista mediassa. Tuloksia ei hävitetä,
säilytys on perusteltua historiadokumentaation perusteella.
- TYÖNHAKIJAREKISTERIINtiedot kerätään työnhakijoiden ilmoittamien nimi-, yhteystietojen, koulutus- ja kokemustietojen perusteella. Tietojen avulla kutsutaan haastatteluun ja suoritetaan tai arvotaan työntekijävalinnat.
Tietoja käsittelevät seuran vastuuhenkilöt.
Rekisteriä säilytään lain edellyttämä (verotus, avustukset) tietojen säilytysaika.
- TYÖNTEKIJÄREKISTERIINtiedot kerätään työnhakijarekisteristä ja lisäksi työntekijän antamien työsuhteeseen liittyvien lisätietojen avulla. Työntekijärekisterin avulla toteutetaan työsuhteeseen liittyvät työnantajavelvoitteet, kerätään palautetta ja luodaan hyvät edellytykset työn tekemiselle.
Tietoja käsittelevät esimiehet, palkanmaksaja ja sihteerit.
Rekisteriä säilytetään työsuhteiden todistamisvelvoitteeseen liittyen 10 vuotta kuluneen työvuoden lopusta. Tarvittavat tiedot luovutetaan palkanmaksuun, työterveyteen, vakuutusyhtiölle.
- LUOTTAMUSJOHDON REKISTERINnimi- ja yhteystiedot tiedot kerätään jäsenyhdistyksiltä tai asianomaisilta itseltään. Luottamusjohdon rekisterin avulla hoidetaan yhdistyksen hallinnolliset asiakirjat, nimenkirjoittavat ja sääntömääräiset asiat.
Tietoa käsittelee johtokunta. Luovutetaan jäsenistölle ja tarvittaessa yhdistysrekisteriin.
Rekisteriä osana pöytäkirjoja ja yhdistysrekisteriotetta säilytetään ikuisesti.
- JÄSENREKISTERI nimi- ja sähköpostitiedot, sekä tilaisuuksien ruokavaliotiedot kerätään jäseniltä itseltään yhdistystoiminnan toteuttamiseen tiedottamiseen ja yhteistyön hoitamiseen. ja palautteen keruuseen.
Ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle.
Rekisterin yhteystietoja säilytetään 2 vuotta jäsenyyden päättymisvuoden jälkeen avustuksiin liittyen.
- YHTEYSHENKILÖIDEN REKISTERINnimi-, tehtävä-, numero-, postiosoite- ja sähköpostitiedot kerätään julkisesti saatavilla olevilta sivustoilta tai henkilöiden itsensä antamina. Tietoja käytetään tiedottamiseen ja yhteistyön hoitamiseen.
Ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle.
Rekisterin yhteystieoja säilytetään 2 vuotta yhteistyön päättymisen jälkeen, avustuksiin liittyen 6 vuotta.
Tietojen luovutukset ja siirrot
Asiakkaiden tiedot säilytetään järjestelmissä, jotka ovat palomuurein, salasanoin tai muuten teknisin ja organisatorisin keinoin suojattuja.
Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat lukollisissa kaapeissa tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.
Lisäksi luovutamme Seinäjoen Urheilijat ry:n ulkopuolelle tietoja asiakkaista tarpeen mukaan vakuutusyhtiölle, talouspalveluille, valokuvia sosiaaliseen mediaan ja graafikoille kurssi- ja valmennusmateriaalin tuottamiseen, terveyspalveluille. Työntekijöistä luovutamme tarvittaessa tietoa Seinäjoen Urheilijat ry:n ulkopuolelle tarpeen mukaan vakuutusyhtiölle, talous- ja palkkahallintopalveluille, valokuvia sosiaaliseen mediaan ja graafikoille info ja rekrytointimateriaalin tuottamiseen, työterveyspalveluille, työn suorittamiseen liittyen työpaikan henkilöstölistoille, it- ja puhelinpalveluille, yhteistyökumppaneille.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustat käsittelyä. Reksiterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti nimetylle tietosuojavastaavalle.
Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa
Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti nimetylle tietosuojavastaavalle.